ARCHIVO

Archivo: (expediente del personal, comunicaciones o comunicado)

Expedientes del personal (hoja de vida, contrato, documentos, C.I., partida de nacimiento de hijos, notas, certificados de salud, actas de matrimonio)

• Personal administrativo (contratado)
• Personal Obrero, docente (tiempo completo, medio tiempo, contrato de asesoría)

Documentación enviada recibida

Toda la documentación generada de carácter económico como: pago de nómina, recibo de pago, entre otros.

Constancias de reposo o justificaciones las cuales se adjuntan al expediente. Carda archivo se rea

liza por la C.I. de cada persona se toma en cuenta los tres últimos dígitos y luego se los archiva, del cual cada uno cuenta con un vagón de archivado. Se archiva memo, número de cuenta entre otros. Cuenta con hoja de préstamo de documentos o archivos, que indica a quien se dio la documentación.

Se realiza la archivasión por orden de fecha y área. Por medio de la Ley la documentación se guarda por 10 años y por correspondencia de la institución se guarda 10 años más, luego se desecha

Se archiva por:

• Rectorado
•  Vice rectorado (Docentes, extensión área académica)
• Secretaria general (control de estudios, servicios, beneficios al sector estudiantil)

Se genera la documentación para clasificarla por número de hoja de ruta de pagos realizados, siendo los reportes, órdenes de pago, beneficios al trabajador, calculo por beneficio presupuestaria, liquidación de personal. Después de ser archivados se realiza una revisión de archivos, desde ahí salen propuestas para uniformes institucionales.

PRESTACIONES sOCIALES

Prestación Social:

Este paga a los trabajadores por trabajo extra, normalizada por la ley del trabajo por prestación y servicio parte del artículo 142. Garantiza prestaciones sociales artículos 141-147

Para calcular estas prestaciones sociales se necesita la nómina ya que esto es un derecho artículo 141-142. Y por lo tanto se basan en la ley para realizar estos pagos.

El fideicomiso son días agregados por años o meses prestados en dependencia a la ley. Si está afiliado a un sindicato se le descuenta el 1% pero si no está afiliado no se le descuenta nada, el descuento de caja de ahorro se descuenta en créditos, préstamo y caja de ahorro. Por el artículo 150 de la ley del trabajo el salario es inembargable, pero por sentencia si se puede embargar. Y el bono de fin de año es igual al bono de fin de año. El salario integral mensual o fideicomiso es un código que se necesita ante el banco.

BONO ALIMENTICIO

Bono alimentación:

Sub proceso de nómina que toma en cuenta:

·         Docente a tiempo completo

• ·         Docente a medio tiempo
• ·         Docente a tiempo convencional

Realiza tres tipos de nómina:

• ·         Nómina de docentes
• ·         Nómina de obreros
• ·         Nómina de administrativos

Que son enviados para vaciar la información y pasar a un formato especial que tiene bono alimentación. En dependencia a las novedades presentadas se realizan los descuentos y pagos de horas extra, por días especiales ya que la ley permite 100 horas de trabajo, si cumple una jornada más del trabajo estipulado se le da un sesta tiquet, eso llega en la nómina de trabajadores como una nómina ya sea por faltas injustificadas al trabajo o por horas extras o días especiales.

Tipos de nóminas:

• Alta jerarquía
• Funcionarios
• Nomina general por departamentos

Acá cuentan con este tipo de nómina:

• Nomina docentes
• Nómina de obreros fijos (PR6-choferes, PR8-infraestructura)
• Nómina de distribución de proyectos
• Bono capacitación
• Bono fideicomiso

Y cuenta con un formato de sesta tiques que se da el banco Venezuela. El cual se va llenando por pasos y por persona y esto cuenta con un manual y cada uno de los procesos formula un comprobante.

SEGURIDAD EN EL TRABAJO

Seguridad industrial:

Acá se realiza la inspección laboral por medio de la ley orgánica de prevención para seleccionar personal de prevención. También se encarga de garantizar el cumplimiento de la LOXIMAR

El Comité de seguridad laboral se encarga de que el puesto de trabajo este bueno ósea que se encuentre en óptimas condiciones para que el trabajador pueda realizar sus tareas diarias sin obstáculos ni riesgos laborales.

Seguridad industrial se encarga de ver las acciones que se realiza ante un accidente (la evaluación médica, entre otras.) cuando ocurre un accidente seguridad industrial debe registrar en INPSASEL para que se realice la evaluación pertinente del accidente si fue laboral.

Las inspecciones se realizan trimestralmente. Para luego solicitar equipo de seguridad para los obreros (lente, mascarillas, cascos si se necesitan, entre otros.) para dotarlos dependiendo su área de trabajo. Se trabaja bajo leyes y normas regidas por INPSASEL, por que no se puede trabajar sin las normas debidas de seguridad. Este coordina los exámenes médicos pre y pos vacacionales, los exámenes preventivos al personal como deber y derecho de los empleadores.

INGRESO A NOMINA

Nomina:

Es donde se agrupa un listado donde se pone las asignaciones en dependencia a quien va dirigida.

• ·Nómina de docentes
• ·Nómina de obreros
• ·Nómina de administrativos
• ·Nómina de alto nivel
• ·Nomina funcionarios públicos

Con datos y beneficios Encargada de pagar seguro social, casa habitacional, caja de ahorro, entre otros. Para retenerlos. Que tienen diferencias por cargo (prima por cargo, prima por antigüedad, prima por hijo, de ahí se saca las reducciones).

Para elaborar una nómina se toma en cuenta distintas leyes primero la constitución artículo 142. Después de 2 años se debe depositar acumulativamente, después la convención colectiva que solo es para universitarios

Trabaja con asignación de trabajos reducción de caja de ahorros, seguro social que se hacen del salario. Utilizan un sistema llamado SIAT que arroja un resultado el cual se convierte en recibo. Ellos trabajan con presupuesto:

• Salario básico
• Primas de profesionalización
• Hijos hogar

Para realizar la nómina se utilizan códigos y todos los beneficiarios tienen que estar sustentados por documentación respectiva en relación al beneficio como ej.: Prima de profesionalización tiene que llevar su título fondo negro para recibir la prima.

• Becas para hijos
• Retro activos
• Útiles para hijos (una sola vez al año)
• Prima para hijos especiales
• Bono alimentación

Administrativos y obreros si cobran primas por antigüedad, el salario normal es el salario base de acuerdo a las tablas de la convención colectiva.

Primas por ayuda son complementarias al sueldo.

Para realizar la nómina se tiene la labor presupuestaria y revisión para realizar la división de los recursos adquiridos por año.

      

División de los recursos humanos

• Dirección de los recursos humanos
• Ingreso
• Nomina

o   Bono alimentación

o   Seguridad industrial

o   Prestaciones sociales y Fideicomiso

• Elaboración de la nomina
• Archivo

Para los bonos se toma en cuenta el sueldo y las primas, para ello es el 10% de caja de ahorro y 90 días de bonos de vacación y 90 días de aguinaldo (más o menos es un bono)

Nomina: 

INGRESO AL SEGURO SOCIAL

Ingreso del personal al seguro Social

Para ello existen dos tipos

• Personal Administrativo
• Personal Obrero

El seguro social brinda seguridad e incapacidad entre otras.

se realiza una data donde se paga el 13 % para el estado de cuenta del trabajador, que paga el 4% y 9% el patrón. el sueldo total se multiplica por doce se divide por semana y ahí se saca el descuento. se logra una pensión por edad, por incapacidad por ley, y es una obligación contribuir al seguro social sin importar su labor ya que existe una cuenta individual. También existe una cuenta de gestión y autoliquidación de empresa, acá se puede ingresar un trabajador al sistema (para ingresar al seguro social) de la Universidad. También se encuentra a los trabajadores activos que aparecen por la fecha de ingreso (toda la data esta entrelazada con la data del SAIME).

En la data se realiza el cambio salarial, manual o automáticamente ya que el sistema modifica el cambio salarial. y se puede egresar a los trabajadores que ya salieron de nomina de trabajo, se puede revisar el estado de cuenta del seguro social que tienen todos clase de pago lo que se les quita a los trabajadores (4%) ¨órgano adscrito¨, lo que el ministerio paga (9%) ¨órgano tutelar¨. el seguro social tiene su propia pagina, y son 15 años para la pensión.

Las personas que no cuentas con un trabajo dentro una organización pueden adscribirse por medio individual para tener una pensión y un seguro social. 

El HCM es un beneficio a administrativos, obreros, obreros a tiempo completo (fondo administrativo ¨servicio mas vida y salud¨). y tiene el mismo formato que el del seguro social.

Nos enseñaron que el departamento de recursos humanos esta dividido por:

• Dirección
• Ingreso
• Nomina 
• Bono Alimentación
• Prestaciones Sociales y Fideicomiso
• Elaboración de Nomina.
• Archivo

DIRECCIÓN: para que exista un flujo-grama de va a un proceso llamado PAF ( Presupuesto de Análisis Financiero), el cual esta regulado por la Convención Única de trabajadores que solo es aplicable a las universidades. en la cual se muestran todos los tipos de beneficios que obtienen los trabajadores y trabajadoras.
La Convención Única de Trabajadores fue actualizada en el 2015, fueron actualizados los salarios de los trabajadores.
Dentro Dirección existen dos procesos los cuales son:

• PAF
• Ingreso de Personal o Talento Humano

Proceso N° I PAF

• Se elabora una hoja de ruta para cumplimiento de Acciones (se las envía a análsis de presupuesto)
• En análisis de presupuesto se distribuye los recursos según cada partida (pago de quincena)
• Regresa a Dirección de Recursos Humanos y se revisa la nomina que esta conformada por tres folios donde se coloca las asignaciones de forma detallada y general (se envía a IMPUTACIÓN)
• En imputación se realiza el acta y los recibos por partida (se envía a Planificación y Desarrollo Institucional)
• Planificación es quien da una evaluación y visto bueno y regresa a Dirección de Recursos Humanos, así se realiza el proceso de pago. (se envía a Dirección de Recursos Humanos)
• En Dirección de Recursos Humanos se revisa y se envía a Administración

para esto se utiliza el clasificador Onapre Clasificador de Presupuestos de Recursos Humanos
Tiene como función Clasificar por medio de un clasificador para el presupuesto, de alli se deriban todas las Actividades Financieras o Asignaciones que se realizan. esto se realiza por medio de códigos. Ej. Código=401 (Gastos del Personal)
para su realización los códigos están integrados por 11 dígitos de los cuales los 3 primeros nos dicen la partida general, los 2 siguientes partida sub-especifica, 2 siguientes las mas especificas y asi hasta colocar el numero de asignaciones recibidas por cargo, antigüedad y primas.esto hace un Clasificador Presupuestario
Ej. Seguro social cotiza 750 semanas conformados por retención de laboral, aporte patronal, lo que hace que puedan tener la pensión de jubilación. Todo esto dependerá de las Políticas de cada organización ya sea por edad o por años de servicio
Proceso N° II Ingreso de Personal o Talento Humano

• Este proceso inicia con la visita de un profesional
• por un punto de cuenta se solicita la contratación al Rector
• donde se manda la hoja de vida con especificaciones de donde trabajara y cuanto ganara.

Proceso de Ingreso (Selección)
Primeramente tiene que existir una bacante. Dirección debe solicitar por medio de un memo con características especificas de las necesidades, y los Recursos Humanos se encargan de conseguir el personal solicitado.
Si el personal solicitado se encuentra dentro de la universidad se lo haciende o se le da el puesto requerido que para eso se realiza concursos para que el personal pueda ganar el puesto.
después se realiza una entrevista. de acuerdo con las necesidades se realiza la contratación por medio de dirección académica. se archiva las hojas de vida en un expediente, si después de todo este proceso el personal tiene las características necesitadas se crea un punto de cuenta para contratarlo, la mayoría de los contratos es a tiempo determinado. se realiza una declaración jurada de su patrimonio a la hora de ingreso.
Todos los funcionarios públicos deben realizar la declaración anualmente, menos los docentes de medio tiempo. se tiene una política de reclutar al personal interno que cumplan con las características y después al externo. se crea un registro en archivo y los registros duran 10 años.
los Recursos Humanos tienen un papel muy importante, para ver en que realidad ingresan el personal, así evitar problemas futuros debido a enfermedades entre otras cosas. por medio de exámenes médicos. también realizan exámenes médicos Pre y Pos vacacional para observar la condición en que se van y regresan a trabajar.
Los Recursos Humanos se encargan con el desarrollo del desempeño, ya que ve los beneficios brindados por el personal a la organización y busca motivarlos de forma económica, planes de capacitación al personal, ya que los presupuestos de semestre fue fijado por el ministerio y fue ajustado a calendario Fiscal.
Los recursos humanos tienen la responsabilidad de reivindicatorio económica y del y del cumplimiento del trabajador, para evitar mala inversión por licencias prolongadas para subsanarlas debe realizar labor social de evaluación.
Los recursos humanos tienen en cuenta al Talento humano como importante desde el Obrero hasta el rector,

el primer día de pasantias en la oficina de recursos humanos nos dieron pautas sobre la visión la misión de este departamento para que podamos observar, hacia donde se dirigen y también como es su organigrama, para poder observar como es el proceso de ingreso de los documentos hacia la oficina de recursos humanos.